Il quietanzamento mensile parte sempre da qui: la Compagnia invia all’agenzia un unico PDF con le quietanze di tutti i clienti. Dividerlo, timbrare ogni quietanza e spedirla al cliente giusto richiede ore e basta una distrazione per sbagliare destinatario.
Quietanze Easy fa questo lavoro al posto tuo: confronta l’elenco delle polizze con il PDF, trova la quietanza di ogni cliente, la timbra con firma e data dell’agenzia e la invia per email. Ogni cliente riceve solo la propria quietanza.
Quando qualcosa non torna, il modulo blocca l’invio di quella riga e ti dice cosa fare, con un processo controllato e senza errori di destinatario. Si può attivare anche da solo, come modulo di Mondo Agenzia.
Trova nel PDF della Compagnia la quietanza di ogni cliente e la separa dalle altre, senza tagli a mano.
Applica timbro e data dell’agenzia nel punto giusto, impostato una sola volta per Compagnia e ramo.
Spedisce a ogni cliente la sua quietanza per email, con il punto vendita in copia per le risposte.
Se un dato non torna, blocca l’invio di quella riga e spiega il motivo e come sistemarlo.
L’agenzia carica il file Excel con le polizze da quietanzare: numero di polizza, compagnia, punto vendita, cliente, email e data effetto.
Il modulo controlla subito il file: se manca un dato obbligatorio, un’email non è valida o una data è scritta male, indica le righe da correggere prima di procedere. Verifica anche che ogni punto vendita sia presente in anagrafica, così nessuna quietanza resta senza responsabile.
Il modello Excel già pronto si scarica direttamente dal modulo.
Si trascinano nel modulo i PDF delle quietanze inviati dalla Compagnia e si indicano:
Il numero di pagine viene ricordato per Compagnia e ramo e riproposto i mesi successivi. Se il PDF è molto grande e lo dividi in più parti, il modulo le rimette in ordine da solo, anche quando il taglio cade a metà di una quietanza.
Con un clic su Confronta Excel – PDF il modulo cerca, per ogni polizza dell’elenco, la quietanza del cliente dentro il PDF e ne estrae solo le pagine indicate, senza mai prendere pagine della quietanza successiva.
Al termine mostra un riepilogo: pagine lette, quietanze trovate, righe già presenti e righe non inviate. Per ogni riga bloccata spiega il motivo e che cosa fare, ad esempio un PDF caricato due volte o un numero di polizza errato.
Le pagine non assegnate a nessun cliente si scaricano in un PDF a parte.
Per ogni coppia Compagnia e ramo l’agenzia indica una sola volta dove applicare timbro e data, trascinando due riquadri sulle pagine della quietanza.
Da quel momento l’impostazione vale per tutte le quietanze di quella coppia, anche nei mesi successivi. Se la Compagnia invia le quietanze già firmate, si possono spedire così come sono, senza timbro.
Si selezionano i clienti e si preme Invia Email: il modulo timbra ogni quietanza con firma e data e la spedisce in allegato al cliente. Il testo della mail è personalizzabile con il nome del cliente e del punto vendita.
Vuoi smettere di dividere e spedire a mano le quietanze ogni mese? Quietanze Easy si attiva anche da solo, come modulo di Mondo Agenzia, e funziona per l’agenzia principale e per tutti i suoi punti vendita. Contattaci per una demo e per attivarlo nella tua agenzia!
